Polityka Zgodności z Przepisami

CEL PROCEDURY

Celem procedury jest utworzenie wewnętrznego narzędzia zwiększającego monitorowanie, wykrywanie i rozwiązywanie sytuacji związanych z wystąpieniem naruszeń rozumianych jako zachowania lub praktyki, które stanowią nadużycia lub wykroczenia w stosunku do przyjętych w podmiocie regulacji oraz obowiązujących przepisów prawa.

Celem procedury jest również określenie sposobu ochrony sygnalistów. Procedura określa procedury zgłaszania naruszeń/nieprawidłowości, podejmowania działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń naruszenia prawa (sygnalistów).

PRZEDMIOT PROCEDURY

Przedmiotem procedury jest określenie sposobu zgłaszania naruszeń. Procedura wprowadza ochronę sygnalistów przed ewentualnymi działaniami odwetowymi.

NA PODSTAWIE:

1. USTAWA Z 14 CZERWCA 2024R O OCHRONIE SYGNALISTÓW (Dz.U. 2024 poz. 928)
2. ART. 8 UST 1 DYREKTYWY PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2019/1937 Z DNIA 23 PAŹDZIERNIKA 2019 R. W SPRAWIE OCHRONY OSÓB SYGNALISTACH NARUSZENIA PRAWA UNII

Pełny REGULAMIN PROCEDURY ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

• dostępny jest w siedzibie firmy

ZGŁOSZENIE NARUSZEŃ

Wdrożone procedury powinny umożliwiać pracownikom oraz innym osobom – m.in. współpracownikom (zleceniobiorcom, prowadzącym działalność na własny rachunek), akcjonariuszom, wspólnikom, członkom organu zarządzającego i nadzorującego, pracownikom wykonawców i podwykonawców – dokonywanie zgłoszeń na temat naruszeń w kontekście związanym z pracą.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych umożliwia anonimowe zgłaszanie naruszeń poprzez łatwo dostępne, dedykowane kanały. Gwarantuje rzetelne, niezależne i mieszczące się w rozsądnym czasie sprawdzenie zgłoszonych informacji oraz zapewnia monitorowanie wyników danego zgłoszenia, a także ich funkcjonowania.

Zgłoszenie naruszenia osoba dokonuje poprzez dedykowane temu kanał zgłaszania naruszeń funkcjonujące w podmiocie:

1) Za pomocą poczty elektronicznej na adres: zgloszenie@ambi.pl

Zgłoszenie może mieć charakter:

1. Jawny – gdy sygnalista za wyraźną zgodą zgadza się na pełne ujawnienie tożsamości zarówno osobom zaangażowanym w wyjaśnienie zgłoszenia jak i osobom postronnym,
2. Poufny – gdy dane sygnalisty podlegają ochronie przed dostępem osób nieupoważnionych, szczególnie poprzez utajnienie danych sygnalisty.

Zgłoszenie powinno zawierać:

1. Dane dotyczące osoby zgłaszającej (imię, nazwisko, miejsce pracy, stanowisko, w tym dane kontaktowe – z wyłączeniem anonimów),
2. Datę i miejsce sporządzenia,
3. Datę wypłynięcia,
4. Dane osoby/osób które dopuściły się naruszenia będących przedmiotem zgłoszenia (imię, nazwisko, miejsce pracy, stanowisko),
5. Opis ww. naruszeń wraz z okolicznościami ich zajścia oraz datami,
6. Opis rzeczywistych i potencjalnych skutków tychże naruszeń,
7. Działania podjęte przez sygnalistę w celu eliminacji naruszeń bądź ich skutków (w tym wcześniejsze zgłoszenia np. do przełożonych), o ile takowe miało miejsce,
8. Zebrane przez składającego zgłoszone dowody na potwierdzenie stanu faktycznego, np. dokumenty, świadkowie, o ile takowe istnieją.

Ważne!

- Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane.

- wraz z formularzem „Zgłoszenia Naruszenia” należy również złożyć dokument „Klauzula informacyjna w związku z przetwarzaniem danych osobowych sygnalisty naruszenia”